Health Check στα οικονομικά του φαρμακείου - 12 Κρίσιμοι δείκτες απόδοσης

Εσείς οι φαρμακοποιοί γνωρίζεται καλά ότι ο προληπτικός έλεγχος υγείας (Health Check), αποτελεί έναν αποτελεσματικό τρόπο διάγνωσης τυχόν προβλημάτων  υγείας ενός ατόμου σε πρώιμο στάδιο. Κάτι ανάλογο ισχύει και για το φαρμακείο σας. Ένας διαγνωστικός έλεγχος σημαντικών δεικτών απόδοσης (KPI’s)  μπορεί να αποκαλύψει  προδιαθεσικούς παράγοντες διαταραχής της «οικονομικής υγείας» του φαρμακείου σας. Η γνώση αυτών των δεικτών, ιδιαίτερα σε περιόδους κρίσης, όπως αυτή που βιώνουμε αυτή την περίοδο λόγω της πανδημίας, θα σας επιτρέψει να προβείτε έγκαιρα στις κατάλληλες κινήσεις ώστε να έχετε ένα ικανοποιητικό θεραπευτικό αποτέλεσμα στα οικονομικά και γενικότερα στη λειτουργία του φαρμακείου σας. 

Ποιοι είναι οι σημαντικοί δείκτες απόδοσης (KPI’s) για το φαρμακείο σας

Ρευστότητα. Εκφράζει την ικανότητα σας να ανταποκρίνεστε απρόσκοπτα στις βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις σας. Ο δείκτης γενικής ρευστότητας, δείχνει το μέτρο ρευστότητας του φαρμακείου σας καθώς επίσης και το περιθώριο ασφάλειας που έχετε, προκειμένου να μπορείτε να αντιμετωπίσετε μία τυχόν ανεπιθύμητη εξέλιξη στη ροή κεφαλαίων κίνησης. Για να έχετε όμως μια ολοκληρωμένη εικόνα, εκτός  από τη γενική ρευστότητα θα πρέπει να εξετάζετε και τους δείκτες ειδικής και ταμειακής ρευστότητας.

Κυκλοφοριακή ταχύτητα αποθεμάτων. Δείχνει πόσες φορές ανανεώθηκαν τα αποθέματα του φαρμακείου σας σε σχέση με τις πωλήσεις σας, μέσα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Συμπληρωματικά, θα πρέπει να εξετάζετε τον Μέσο Χρόνο Παραμονής των αποθεμάτων στο φαρμακείο (σε ημέρες) καθώς και τον δείκτη επάρκειας των αποθεμάτων σας. Η γνώση αυτών των δεικτών είναι σημαντική γιατί τα αποθέματα επηρεάζουν άμεσα τις χρηματικές σας ροές (cash flow).

GMROI. Πρόκειται για ένα σημαντικό δείκτη που αποτελεί εργαλείο σχεδιασμού και λήψης αποφάσεων στο λιανεμπόριο και μετράει την απόδοση του κεφαλαίου που έχετε επενδύσει σε εμπορεύματα. Ο δείκτης GMROI θα σας αποκαλύψει ποια αποθέματα από αυτά που έχετε στο φαρμακείο σας αποφέρουν κέρδος και ποια είναι ζημιογόνα.

Κερδοφορία. Οι δείκτες κερδοφορίας δείχνουν αν το φαρμακείο σας μπορεί να διατηρήσει τη βιωσιμότητα του μακροπρόθεσμα. Το Μεικτό Κέρδος (Gross Profit) εκφράζει τη διαφορά μεταξύ της τιμής και του κόστους πώλησης των προϊόντων σας σε χρήμα. Αντίθετα, το Περιθώριο Μεικτού Κέρδους (Gross Margin) εκφράζει το κέρδος σας ως ποσοστό επί της τιμής πώλησης των προϊόντων. Συνεπώς, χρειάζεται προσοχή για να μην κάνετε το λάθος που κάνουν πολλοί μπερδεύοντας το Gross Margin με το Markup που εκφράζεται και αυτό ως ποσοστό. Αν κάνετε αυτό το λάθος είναι βέβαιο ότι θα ζημιωθείτε.

Νεκρό σημείο. Το "Νεκρό Σημείο" εκφράζει το επίπεδο των πωλήσεων όπου τα έσοδα σας είναι ίσα με τα έξοδα. Συνεπώς, για να έχει κέρδος το φαρμακείο σας θα πρέπει οι πωλήσεις να υπερβαίνουν το Νεκρό Σημείο. 

Είναι σημαντικό να γνωρίζεται ποιο είναι το Νεκρό Σημείο. Ο υπολογισμός του Νεκρού Σημείου καθώς και του περιθωρίου ασφαλείας σας βοηθούν, μεταξύ άλλων και στο σωστό καθορισμό των στόχων πωλήσεων σας.

Δείκτης συνταγογραφούμενων φαρμάκων προς συνολικές πωλήσεις. Ο δείκτης αυτός σας δείχνει το μερίδιο (%) πωλήσεων των συνταγογραφούμενων φαρμάκων στο σύνολο των πωλήσεων του φαρμακείου σας. Με δεδομένο ότι η πλειοψηφία των πελατών σας επισκέπτεται το φαρμακείο σας κυρίως για την αγορά φαρμάκων, εκ πρώτης όψεως, μια αυξητική πορεία του μεριδίου των συνταγογραφούμενων φαρμάκων σε μηνιαία βάση, εκτός από ένδειξη αύξησης της πελατείας σας, αποτελεί και ένδειξη δυνατότητας αύξησης των πωλήσεων σας και σε άλλες κατηγορίες προϊόντων. Αντίθετα, μια πτωτική πορεία του δείκτη σηματοδοτεί απώλεια πελατών με συνακόλουθη πτώση πωλήσεων σε άλλες κατηγορίες προϊόντων του φαρμακείου σας. Προσέξτε όμως. Για την ορθή ερμηνεία της πορείας του δείκτη θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας την ταχύτητα με την οποία μεταβάλλονται οι τιμές του αριθμητή και παρονομαστή του δείκτη.

Δείκτης Εκτέλεσης Επαναλαμβανόμενων Συνταγών προς το Σύνολο Συνταγών. Ο δείκτης δείχνει το μερίδιο (%) των επαναλαμβανόμενων συνταγών στο σύνολο των συνταγών που εκτελεί το φαρμακείο σας. Η σχετικά σταθερή τιμή του δείκτη φανερώνει διατηρησιμότητα πελατών. Αντίθετα, η μείωση του δείκτη από περίοδο σε περίοδο αποκαλύπτει απώλειες τακτικών πελατών.

Διατηρησιμότητα πελατών. Η ικανότητα μιας επιχείρησης να διατηρεί τους πελάτες της εκφράζεται με το δείκτη διατηρησιμότητας (customer retention rate) που αντιπροσωπεύει το ποσοστό των πελατών που παραμένουν ενεργοί στο πελατολόγιο της. Ο δείκτης διατηρησιμότητας δηλαδή, εκφράζει την ικανότητα του φαρμακείου σας να έχει επαναλαμβανόμενα έσοδα από τη δεξαμενή των υπαρχόντων πελατών. Ο βαθμός διατηρησιμότητας πελατών είναι σημαντικός γιατί επηρεάζει την εξέλιξη της πελατειακής βάσης του φαρμακείου σας, αλλά όχι μόνο αυτή. Μπορεί να επηρεάσει επίσης και το κόστος λειτουργίας του. Σύμφωνα με ορισμένες στατιστικές μια αύξηση του βαθμού διατηρησιμότητας πελατών κατά 2% μπορεί να επιφέρει το ίδιο αποτέλεσμα με μείωση κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης κατά 10%.

Κυκλοφορία πελατών (Customer traffic). Ο δείκτης αυτός μετράει τη ροή των πελατών που εισέρχονται καθημερινά στο φαρμακείο σας. Αύξηση του μέσου αριθμού πελατών ανά ημέρα, από περίοδο σε περίοδο, εκφράζει την ικανότητα σας να προσελκύεται περισσότερους πελάτες μέσα από διάφορες προωθητικές ενέργειες και φυσικά αντανακλά και σε αύξηση των πωλήσεων σας. Αντίθετα, ή μείωση της ροής σηματοδοτεί απώλεια πελατών. Βεβαίως κατά την εξέταση του δείκτη θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σας και τον παράγοντα της εποχικότητας. Συνεπώς, για να καταλήξετε σε ασφαλή συμπεράσματα θα πρέπει να συγκρίνεται όμοιες περιόδους.   

Αξία και περιεχόμενο του «μέσου καλαθιού» αγορών. Ο δείκτης αυτός μετράει τη μέση αξία αγορών του πελάτη ανά επίσκεψη του στο φαρμακείο σας. Ταυτόχρονα όμως, σε συνδυασμό με το περιεχόμενο του καλαθιού αγορών «μετράει» την ικανότητα τη δική σας και των συνεργατών σας στο cross selling και το upselling. Σημειώστε ότι και αυτός ο δείκτης επηρεάζεται από την εποχικότητα.   

Πωλήσεις ανά εργαζόμενο. Ο δείκτης αυτός σας επιτρέπει να σχηματίσετε εύκολα μια πρώτη εικόνα για την απόδοση της εμπορικής λειτουργίας του φαρμακείου σας αλλά και για τη παραγωγικότητα των εργαζομένων σε αυτό. Μια υψηλή τιμή του δείκτη δείχνει ότι το φαρμακείο σας λειτουργεί αποδοτικά και συνεπώς μπορεί να έχει ικανοποιητικό κέρδος.

Δείκτης δαπανών λειτουργίας. Ο συγκεκριμένος δείκτης αποκαλύπτει το ποσοστό των καθαρών εσόδων πωλήσεων, που απορροφάτε από τα Λειτουργικά Έξοδα και το Κόστος Πωληθέντων.  Όσο μεγαλύτερη είναι η τιμή του δείκτη τόσο μικρότερη είναι η αποδοτικότητα του φαρμακείου σας αφού το ποσοστό των λειτουργικών κερδών που παραμένει σε αυτή ενδέχεται να μην επαρκεί για την κάλυψη των χρηματοοικονομικών και των λοιπών δαπανών σας. Συνεπώς, πρέπει να αναζητήσετε τρόπους αύξησης των πωλήσεων σας ή μείωσης των δαπανών σας ώστε να αυξήσετε τη αποδοτικότητα του φαρμακείου σας.

Κάθε πότε πρέπει να εξετάζετε τους δείκτες απόδοσης

Η περιοδικότητα του ελέγχου εξαρτάται από το σκοπό που εξυπηρετεί κάθε δείκτης. Για παράδειγμα, η μέτρηση της κυκλοφοριακής ταχύτητας των αποθεμάτων σας μπορεί να γίνεται σε αραιά χρονικά διαστήματα  ή ακόμα και ανά έτος. Αντίθετα, ο έλεγχος των δεικτών «κυκλοφορίας πελατών», «αξίας και περιεχομένου του καλαθιού αγορών» ή των «πωλήσεων ανά εργαζόμενο» είναι σκόπιμο να γίνεται σε μηνιαία βάση για να μπορείτε να ανιχνεύετε τις τάσεις και να προβαίνετε έγκαιρα σε διορθωτικές ενέργειες αν διαπιστώσετε ότι κάτι δεν πάει καλά.

Πώς να υπολογίσετε τους δείκτες

Ο υπολογισμός των δεικτών που προαναφέρθηκαν δεν απαιτεί ιδιαίτερες γνώσεις παρά μόνο κοινή λογική και κάποιες απλές αριθμητικές πράξεις. Το αποτέλεσμα των πράξεων εκφράζεται ως πηλίκο ή ποσοστό μεταξύ επιλεγμένων αριθμητικών τιμών που περιλαμβάνονται στα αρχεία των καθημερινών σας συναλλαγών ή τις οικονομικές καταστάσεις του φαρμακείου σας. Αν η διαδικασία σας φαίνεται δύσκολη αναζητήστε βοήθεια. Έχετε στη διάθεση σας τρείς διαφορετικές επιλογές.

1. Ζητήστε  από τον λογιστή σας να κάνει τους αναγκαίους υπολογισμούς για λογαριασμό σας. Ωστόσο, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας ότι έλεγχος των συγκεκριμένων δεικτών είναι μια διαδικασία που πρέπει να επαναλαμβάνεται με τη συχνότητα που απαιτεί ο σκοπός που εξυπηρετεί κάθε δείκτης. Συνεπώς, μπορεί να είναι δύσκολο για τον λογιστή σας να επαναλαμβάνει συχνά την ίδια διαδικασία ελέγχου χωρίς πρόσθετη αμοιβή.

2. Αναζητήστε βοήθεια σε βιβλία οικονομικού μάνατζμεντ ή στο Ίντερνετ. Θα χρειαστεί όμως να αφιερώσετε αρκετό χρόνο για την αναζήτηση των σχετικών πληροφοριών. Εκτός αυτού, το περιεχόμενο των πηγών αυτών είναι γενικού χαρακτήρα και δεν καλύπτει τις ιδιαιτερότητες του κλάδου των φαρμακείων.    

3. Αναζητήστε βοήθεια στο βιβλίο «ΚΕΡΔΟΦΟΡΟ ΦΑΡΜΑΚΕΙΟ». Στις σελίδες του παρουσιάζεται ο τρόπος υπολογισμού των συγκεκριμένων δεικτών με χρήση αριθμητικών παραδειγμάτων, αναλυτική ερμηνεία των αποτελεσμάτων και εστίαση πάντα στις ιδιαιτερότητες λειτουργίας ενός σύγχρονου φαρμακείου. Επιπρόσθετα, θα βρείτε και ένα πλήθος πρόσθετων «ειδικών δεικτών φαρμακείου» αλλά και γενικών χρηματοοικονομικών δεικτών που μπορούν να συμβάλουν στο αποτελεσματικό μάνατζμεντ του φαρμακείου σας.